Pada
perusahaan yang mengimplementasikan proses transaksi menggunakan komputer,
dapat dilakukan secara on-line ataupun
secara sistem batch. Pada pengembangan sistem, dapat dikombinasikan antara
batch dan on-line, yang mana struktur databasenya telah dibuat. Keuntungan pengembangan ini
adalah untuk mengurangi kesalahan input, lebih cepat, proses transaksi
pembelian lebih efisien, informasi menjadi lebih up to date, dan mengurangi
penggunaan kertas.
SISTEM PROSES PEMBELIAN
Pada proses transaksi pembelian ,kita
bagi menjadi tiga bagian yaitu pemesanan, pengiriman dan penagihan dari
pemasok. Pada sistem on-line ataupun batch, setiap kegiatan akan dimulai dengan
memasukkan data ( data entry) ke dalam komputer, proses data dan akhirnya
menjadi data keluaran.
1.Proses Pesanan Pembelian
Pada proses pembelian yang mulai
dilakukan dengan membuat dokumen Permintaan Pembelian (PR). Pengambilan data
dari Master File Persediaan Barang dilakukan oleh petugas Bagian Gudang dan
disimpan pada File Permintaan. Dokumen Permintaan Pembelian(PR) kemudian disiapkan dan dikirim Ke Bagian
Pembelian. Setelah menerima PR, petugas Bagian Pembelian akan memilih Pemasok dan memasukkan data
PO. Pada saat mengedit data PO, data
yang diperlukan adalah mengenai Pemasok dan Master File Persediaan Barang, agar
dapat mengevaluasi kembali bahwa barang yang dipesan memang diperlukan sesuai
dengan
persediaan barang yang tersedia. Setelah diedit, data transaksi pembeian
disimpan di file transaksi pembelian dan file PO, dan kemudian dicetak sebanyak
5 rangkap dan disetujui oleh Manajer Pembelian. Dokumen PO tersebut dikirim ke
Pemasok, Pemohon/Gudang, Bagian Hutang Usaha dan arsip. Daftar PO dapat
diserahkan ke Manajer Pembelian.
Pada penerimaan barang yang dilakukan
oleh Bagian Penerimaan atau Gudang, dengan cara menghitung, dan mengecek jenis
barang serta melihat kondisi barang
tersebut, dimana disesuai dengan Surat Jalan (DO) yang menyertai barang
tersebut. Apabila sudah sesuai, petugas penerimaan atau Gudang memasukkan data
penerimaan lewat terminal, kemudian mengedit dan disimpan pada file transaksi
penerimaan. Laporan Penerimaan Barang kemudian dicetak sebanyak 4 rangkap, yang
akan didistribusikan ke Bagian Pembelian, Pemohon, Bagian Hutang Usaha dan
arsip. File transaksi penerimaan
tersebut akan meng-update Master File Persediaan barang, Master File Pemasok
dan menjadi File Laporan Penerimaan.
3. Proses Penagihan dari
Pemasok
Pada penerimaan faktur dari Pemasok, oleh Bagian
Hutang Usaha, dengan cara membandingkan Faktur, PO dan RR, maka petugas Hutang
Usaha akan memasukkan data faktur Pemasok lewat terminal, kemudian mengedit
dengan menggunakan . Master File PO dan File transaksi penerimaan
dan disimpan pada file Hutang dari Faktur. Pada saat meng up date data Hutang
Usaha, perlu menggunakan Master File PO dan Master File Pemasok. File Hutang
uUsaha akan diposting ke File Buku Besar.
(Bersambung…)
… Daftar
Kepustakaan
1. Efraim
Turban, R. Kelly Rainer, Jr, Richard E. Potter, 2003, Introduction
to Information
Technology, John Wiley and Sons, Inc
2. George
H. Bodnar, William S. Hoopwood, 2004, Accounting Information
System , Prentice Hall
Nah ,,, . sharing belajar
hari ini sampai disini dulu, berikutnya nanti akan lanjut ke analisa
perancangan system yang lain. Semoga bermanfaat.
Terima kasih telah membaca artikel tentang Siklus Biaya dan Pengeluaran Uang di blog Hini Club jika anda ingin menyebar-luaskan artikel ini dimohon untuk mencantumkan link sebagai Sumbernya, dan bila artikel ini bermanfaat silahkan bookmark halaman ini di web browser anda, dengan cara menekan Ctrl + D pada tombol keyboard anda.